Tipps – Geschenke als Betriebsausgabe absetzen

Infos und Tipps – Geschenke als Betriebsausgabe absetzen 

Zu einem Geburtstag, aber auch zu einem besonderen Jubiläum oder zu Weihnachten, gehören Geschenke einfach dazu. Dies ist aber nicht nur im privaten Bereich so, sondern durchaus auch in der Geschäftswelt üblich.

Schließlich ist ein Geschenk an einen Geschäftsfreund, Lieferanten oder Kunden eine schöne, für die Geschäftsbeziehung förderliche Geste und gleichzeitig eine gute Gelegenheit, um sich für die Zusammenarbeit zu bedanken. 

Für einen Unternehmer stellt sich jedoch häufig die Frage, ob es sich bei dem Geschenk nicht auch um eine abzugsfähige Betriebsausgabe handelt. In der Tat können die Aufwendungen für ein Geschenk in vielen Fällen gewinnmindernd angesetzt werden, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Welche dies sind, erklärt die folgende Übersicht mit den wichtigsten Infos und Tipps,
wann ein Geschenk als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann:

Was ist überhaupt ein Geschenk und wer gilt als Geschäftsfreund?

Geschenke sind, ähnlich wie im Privatbereich, Sach- oder Geldleistungen, die dem Beschenkten eine Freude machen sollen und für ihn persönlich bestimmt sind. Als Geschenke gelten somit beispielsweise Blumen, Pralinen, Bücher, Wein oder auch Eintrittskarten und Restaurantgutscheine. Etwas schwieriger wird es, wenn es sich bei den Geschenken um Kalender, Briefpapier, Notizblöcke oder andere Büromaterialien handelt.

Diese könnten nämlich grundsätzlich auch betrieblich genutzt werden und müssten damit aus Sicht des Beschenkten nicht wie Geschenke, sondern wie Betriebseinnahmen behandelt werden. Als Geschäftsfreunde gelten, vereinfacht erklärt, alle die Personen, zu denen eine Geschäftsbeziehung besteht. In erster Linie gehören hierzu andere Unternehmer, Lieferanten, Kunden, Handelsvertreter, freie Mitarbeiter und externe Berater.

Angestellte Arbeitnehmer hingegen gehören nicht zu den Geschäftsfreunden und hier gelten auch andere Regelungen im Hinblick auf Zuwendungen und Geschenke.  

Wann ist ein Geschenk eine abzugsfähige Betriebsausgabe?

Damit ein Geschenk zu einer abzugsfähigen Betriebsausgabe wird, müssen im Wesentlichen vier Voraussetzungen erfüllt sein: 

1. Der Wert darf nicht über 35 Euro liegen.

Der Gesetzgeber hat im Zusammenhang mit Geschenken eine Freigrenze von 35 Euro festgelegt. Ist der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, darf der Wert des Geschenks also nicht mehr als 35 Euro netto betragen, ist der Unternehmer umsatzsteuerbefreit, sind die 35 Euro als Bruttowert inklusive Umsatzsteuer zu verstehen. Dabei gilt die Freigrenze pro Person und Jahr.

Das bedeutet, dass alle Geschenke, die die gleiche Person innerhalb eines Jahres erhält, addiert werden und zusammen den Wert von 35 Euro nicht übersteigen dürfen. Liegt der Wert höher, ist ein Abzug als Betriebsausgabe nicht mehr möglich und auch die bereits geltend gemachte Vorsteuer aus dem Warenwert muss entsprechend korrigiert werden.   

2. Es muss einen betrieblichen Anlass geben.

Für das Geschenk muss ein betrieblicher Anlass bestehen. Dies ist der Fall, wenn der Geschäftsfreund Geburtstag hat, denn in diesem Fall bildet der Geburtstag den Anlass und die Geschäftsbeziehung die betrieblich bedingte Grundlage.

Gleiches gilt beispielsweise auch bei einem Jubiläum, einer Hochzeit oder zu Weihnachten. Gleichzeitig darf das Geschenk aber nicht an eine Gegenleistung geknüpft sein. Das heißt, das Geschenk wird übergeben, weil der Geschäftsfreund Geburtstag hat, aber nicht, weil durch das Geschenk die Chancen auf beispielsweise einen Auftrag verbessert werden sollen.  

3. Das Geschenk darf nicht ausschließlich betrieblich genutzt werden.

Bei dem Geschenk muss es sich um ein Geschenk im allgemeinen Sinne handeln, also um etwas, das in erster Linie für den Geschäftsfreund gedacht ist.

Ein Geschenk hingegen, das der Geschäftsfreund ausschließlich betrieblich nutzt, ist kein Geschenk im Sinne eines Geschenks mehr.

In diesem Fall kann der Unternehmer seine Aufwendungen zwar als Betriebsausgabe absetzen, im Gegenzug müsste der Geschäftsfreund dieses Geschenk aber, übrigens unabhängig von dessen Wert, als Betriebseinnahme behandeln und unter Umständen versteuern.  

4. Das Geschenk muss ordnungsgemäß belegt sein.

Um die Aufwendungen für das Geschenk absetzen zu können, müssen auf dem Beleg einige wesentliche Informationen zu finden sein. Hierzu gehört, dass auf der Rechnung sowohl der Name des Beschenkten als auch der Anlass für das Geschenk vermerkt sein müssen.

Außerdem muss die Geschäftsbeziehung eindeutig zu erkennen sein. Hinzu kommt, dass Geschenke einer gesonderten Aufzeichnungspflicht unterliegen. Das bedeutet, Aufwendungen für Geschenke müssen getrennt von den übrigen Betriebsausgaben zeitnah und fortlaufend dokumentiert sein.  

Ein Beispiel zur Verdeutlichung, wann ein Geschenk eine abzugsfähige Betriebsausgabe ist

Ein Unternehmer schenkt seinem Geschäftsfreund zum Geburtstag einen Blumenstrauß und eine Schachtel Pralinen, die zusammen 25 Euro gekostet haben. Da der Wert des Geschenks damit unter 35 Euro liegt und der Geschäftsfreund das Geschenk nicht betrieblich nutzen wird, ist das Geschenk eine abzugsfähige Betriebsausgabe.

Zu Weihnachten schenkt der Unternehmer dem gleichen Geschäftsfreund eine Flasche Wein, die einen Wert von 15 Euro hat. Auch den Wein kann der Geschäftsfreund nicht betrieblich nutzen und durch das Weihnachtsfest ist ein betrieblicher Anlass gegeben. Allerdings haben das Geburtstag- und das Weihnachtsgeschenk zusammen einen Wert von 40 Euro.

Damit ist die Freigrenze von 35 Euro pro Person und Jahr überschritten und die Möglichkeit, die Geschenke als Betriebsausgaben abzusetzen, entfällt vollständig.

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