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Familientreffen veranstalten – Infos und Tipps zur Organisation

Ein Familientreffen veranstalten – Infos und Tipps zur Organisation

 

Es gibt nur wenige Gelegenheiten, bei denen die ganze Familie zusammenkommt. Eine Hochzeit, eine Beerdigung oder ein runder Geburtstag, der groß gefeiert wird, sind solche Anlässe. Aber selbst da sind oft nicht alle Familienangehörigen zugegen, vor allem wenn die Sippe weit verstreut wohnt.

Eine schöne Idee kann es deshalb sein, einmal ein echtes Familientreffen zu veranstalten. Gerade für die älteren Generationen ist ein solches Treffen eine wunderbare Möglichkeit, alle ihre Lieben um sich zu versammeln. Die Kinder wiederum stellen mit Spannung und Begeisterung fest, mit wem sie alles verwandt sind. Und nicht selten begegnen sich auf Familientreffen Personen, die sich vor Jahren aus den Augen verloren oder sich bisher vielleicht sogar noch nie gesehen haben.

Ein Familientreffen mit wirklich allen Verwandten auf die Beine zu stellen, nimmt jedoch einige Zeit in Anspruch und erfordert eine gute Planung.

 

Damit es etwas einfacher wird,
hier ein paar Infos und Tipps zur Organisation:

 

Ein Familientreffen veranstalten – die Einladungen

Der schwierigste Teil kommt gleich am Anfang, denn zunächst einmal gilt es, eine Liste mit allen Verwandten zu erstellen. Nahestehende Angehörige, zu denen regelmäßig Kontakt besteht, sind noch kein Problem.

Anspruchsvoller wird es aber, wenn es um entfernte Verwandte geht oder um solche Familienangehörige, die der Organisator nicht persönlich kennt. Am sinnvollsten dürfte es deshalb sein, bei den Ältesten anzufangen.

Die Urgroßeltern oder die Großeltern können normalerweise mit den Namen und Kontaktdaten ihrer Kinder, Enkel und Urenkel weiterhelfen. Haben die Senioren noch Geschwister, können diese weitere Daten liefern. Nach und nach vervollständigt sich so die Liste.

Als nächstes geht es dann mit den Einladungen weiter. Je nach Größe der Familie können richtige Einladungskarten gekauft oder selbst gebastelt werden. Bei einer größeren Anzahl dürfte dies aber nicht nur recht lange dauern, sondern auch ganz schön teuer werden. In diesem Fall kann eine Einladung, die wie ein einfacher Flyer am heimischen Computer gestaltet wird, eine gute Alternative sein. Das Ausdrucken kann der Organisator selbst übernehmen, bei einer größeren Stückzahl ist es aber oft billiger, wenn eine Druckerei damit beauftragt wird.

Damit die Einladungen die Familienmitglieder erreichen, kann der Organisator jedem Verwandten seine Einladung direkt zuschicken. Eine andere Möglichkeit ist, mehrere Einladungen an ein Familienmitglied zu schicken und es zu bitten, die Schreiben an die jeweils jüngeren und älteren Generationen weiterzuleiten. Kennt der Organisator die E-Mail-Adressen von einigen Verwandten, kann er ihnen die Einladung selbstverständlich auch per E-Mail zukommen lassen. 

Die Einladung selbst kann recht schlicht gehalten sein. Es reicht aus, wenn ein großes Familientreffen angekündigt und das Datum, der Ort und die Uhrzeit genannt werden. Je nach geplantem Programm kann aber auch ein Hinweis darauf sinnvoll sein. So wissen die Familienangehörigen nämlich, was auf sie zukommt. Außerdem können sie entscheiden, ob sie von Anfang an dabei sein möchten oder erst später dazukommen.

Schon in der Einladung sollten außerdem die Kosten angesprochen werden. Ob der Organisator das Geld erst bei der Feier einsammelt oder um eine Überweisung vorab bittet, bleibt ihm selbst überlassen.

Er sollte aber auf jeden Fall den Betrag nennen, der pro Person fällig wird. Dabei ist es dann auch ratsam, den Betrag lieber etwas höher anzusetzen. Eine Rückerstattung ist problemlos möglich, um eine Nachzahlung zu bitten, weil die Kosten höher waren als gedacht, ist hingegen oft eher unangenehm. Die Einladungen selbst sollten nicht zu kurzfristig verschickt werden, damit alle Verwandten den Termin einplanen können. Spätestens zwei Wochen vor dem Event sollten dann auch die Rückmeldungen da sein.

So kann der Organisator mit einer genauen Personenzahl planen. Hakt er auf seiner Liste ab, wer kommt und wer nicht, sieht er außerdem, ob noch Namen übrig sind. So sinkt die Gefahr, dass ein paar Verwandte versehentlich vergessen wurden. 

 

Ein Familientreffen veranstalten – der Ort

Als Veranstaltungsort kommen mehrere Möglichkeiten in Frage. Ist die Personenzahl überschaubar, bietet sich ein Restaurant an. Die meisten Gasthäuser haben Räume für Veranstaltungen, so dass die Familie unter sich ist.

Sind mehrere Verwandte dabei, die von weiter weg anreisen, kann ein Hotel als Veranstaltungsort sinnvoll sein. Daneben gibt es in jedem Ort Säle, Vereinsheime oder Hallen, die gemietet werden können. Findet das Fest im Sommer statt, kann auch eine Wiese mit Festzelt eine schöne Location sein.

Der Organisator sollte aber bei der Auswahl des Restaurants oder des Cateringservices darauf achten, dass es nicht zu teuer wird. Nicht jeder hat Spaß an einem exquisiten Luxusmenü und in einem Edelrestaurant geht es gerne etwas steif zu. Zudem wäre es schade, wenn Verwandte absagen, weil sie sich die Teilnahme schlichtweg nicht leisten können.

Außerdem sollte ein Ort ausgewählt werden, der mehr oder weniger zentral liegt. Zentral meint, dass er irgendwo in der Mitte liegt, so dass die Entfernung für die Familienmitglieder ungefähr gleich ist. Wohnen die meisten Verwandten in der Nähe und reisen nur wenige Familienmitglieder an, kann für sie aber auch einfach eine Unterkunft organisiert werden.

Als Dekoration für eine Familienfeier ist ein Stammbaum eine prima Idee. Durch Fotos mit Namen kann sich jeder einen Überblick verschaffen, wo ihm vielleicht unbekannte Personen hingehören. Außerdem sieht so ein Stammbaum recht eindrucksvoll und zudem einfach schön aus.

 

Ein Familientreffen veranstalten – das Programm

Gerade für das erste große Familientreffen ist es vielleicht besser, die Veranstaltung für den späten Nachmittag oder frühen Abend mit offenem Ende zu planen. Ein ganzer Tag mit der Familie kann zwar auch schön sein, aber dann braucht es ein Programm, damit es nicht langweilig wird.

Dies wiederum ist nicht ganz so einfach, denn es müssen ja gleich mehrere Generationen und unterschiedlichste Charaktere unter einen Hut gebracht werden.

Ein Familientreffen soll in erster Linie ein geselliges und ungezwungenes Beisammensein werden. Spiele, Sketche, Reden und ähnliche Programmpunkte sind deshalb nicht unbedingt notwendig. Was aber auf keinen Fall fehlen darf, ist ein gutes Essen. Hier dürfte ein Buffet am besten geeignet sein.

Anders als bei einem Menü, das möglicherweise nicht jeden Geschmack trifft, findet bei einem Buffet in aller Regel jeder etwas. Zudem ist es geselliger, gemeinsam in der Schlange zu stehen, als wenn jeder auf seinem Platz sitzt und auf den nächsten Gang wartet. Generell gehört es bei einem Familientreffen übrigens dazu, ein wenig herumzuwandern und mal mit dem einen und dann mit dem anderen zu plaudern.

Eine Sitzordnung und Tischkärtchen sind deshalb überflüssig. Sehr schön ist es, wenn es nach dem Essen ein wenig Musik gibt. Jung und Alt haben sicher Spaß daran, das Tanzbein zu schwingen. Daneben kann es interessant sein, wenn die Verwandten darum gebeten werden, ein paar Fotos oder alte Videos mitzubringen. Gemeinsam lässt sich so die Familiengeschichte nachvollziehen und in Erinnerungen schwelgen.

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Thema: Familientreffen veranstalten – Infos und Tipps zur Organisation

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